Access by salespeople only to their documents and contacts, not to that of other salespeople
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David Terraza
Mainly, so that salespeople can work only with their information and not see that of their other colleagues.
Currently, you can give or remove access to contacts or documents, but sometimes you want a user to view, edit and create only certain contacts and certain documents (those related to their contacts) and not be able to access the rest so that they don't know the sales of other colleagues.
David Terraza
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Hello,
We have created a new role called “Sales Agent” in which the user can only access their documents and contacts, not that of the rest of their colleagues.
Find out here how it works:
https://help.holded.com/es/articles/8851048-resolver-problemas-restringir-el-acceso-a-los-documentos-de-venta
Video:
https://www.loom.com/share/8ce7f2e1a81a405c9c5372caf235e45f
We also give the option to 10 users who try it and want to give their opinion to book a call here:
https://bookings.holded.com/rol-agente-de-ventas-para-comerciales-n5yhjr
Thank you!
M
María Josefa Lorenzo
He visto que se puede añadir un usuario a los contactos, pero no hay un filtro que de la opción de seleccionar el usuario... no sé si me explico. Si la hay no la veo...
Javier Gonzalez
María Josefa Lorenzo: Hola
Te refieres a poder filtrar por un usuario concreto para ver los contactos o los documentos donde ese usuario está asignado?
M
María Josefa Lorenzo
Javier Gonzalez exacto. Al desplegar el filtro salen estas opciones, pero no el usuario asignado, lo cual sería muy práctico para el trabajo diario de los comerciales. Yo lo he arreglado con tags, uno por cada comercial, pero el filtrado es peor.
Javier Gonzalez
María Josefa Lorenzo: Entendido, gracias.
Os mantenemos informados y si podemos desarrollarlo os avisamos
¡Un saludo!
J
Juan de Dios
Hola. Os apunto una funcionalidad que en mi caso considero útil. . Es la posibilidad de vincular un comercial (personal de mi empresa o externo creado en mi Equipo) a un contacto. De manera que abriendo la ficha de ese comercial pueda ver su cartera y su volumen de ventas. Por ejemplificar, quiero ver el volumen de negocio de mi comercial X de los clientes que tiene asignados.
Gracias y un cordial saludo.
Javier Gonzalez
Juan de Dios: Buenos días, gracias por el feedback
Entiendo que esto se solucionaría si hubiera una columna tanto en el listado de contactos como en los de documentos donde apareciera el nombre del usuario asignado y se pudiera filtrar el listado por el usuario asignado, correcto? O lo imaginas de alguna otra forma?
Gracias
J
JESUS RAFAEL RAMIREZ APONTE
...de resuelto nada con esto llevamos desde el año 2022, este rol de "agente de ventas" sigue estando con pinzas, obviamente cada empresario de los que hemos contratado holded tenemos nuestras particularidades de uso. Este rol de "agente vendedor" que habeis creado para callarnos sigue teniendo sus limitaciones, creo que cualquiera de nosotros ya habiamos creado un rol parecido a ese, ud no toman nota de lo que pedimos, este tema lleva mas de 2 años.
Lo que si esta bien es que dentro de cada contacto hayan creado un campo "asignar usuario" esto si esta bien porque da igual el rol que tenga el empleado.
otra cosa que tienen que quitar es con con el rol administrador/propietario a la hora de crear un ticket o factura en dicha pantalla aparezca el "coste"
y asi muchas cosas mas
David Terraza
JESUS RAFAEL RAMIREZ APONTE: Hola Jesus,
La diferencia es que ahora un usuario con rol de agente de ventas sólo puede ver los documentos asignados a su usuario. Esto no era posible anteriormente, aunque creases un rol personalizado.
Cómo habias creado un rol que solventase este problema? Y que os faltaria para poder utilizarlo ahora? Muchas gracias.
J
JESUS RAFAEL RAMIREZ APONTE
David Terraza ...perdona por lo que voy a decir es sin animos de ofender a nadie, pero esto es una historia muy larga para contar por aqui, mira todos los post que he escrito o si quieres llamame y lo hablamos, lo que si te puedo decir es que holded esta orientado para un autonomo en solitario o SLU, desde el momento que tenga empleado ya hay muchas opciones que no interesan que vean ellos y ya deja de sacarle el provecho a holded
David Terraza
JESUS RAFAEL RAMIREZ APONTE: Perfecto Jesus. Te contactamos entonces para comentarlo. Gracias
A
Antonio Moreno
Gracias.... llevamos esperando esto desde el 2017 que empezamos con HOLDED.
David Terraza
Hola de nuevo,
Hemos implementado la funcionalidad también para contactos, por lo cual los comerciales solo podrán ver sus contactos y documentos (presupuestos, facturas de venta y proformas).
Quedamos a la espera de vuestros comentarios. Si deseais dar feedback de nuevo también podeis reservar una videollamada para la próxima semana.
Gracias!
Aldo Solanas
David Terraza MACHINES
A
Alejandro
Acabo de revisar el rol y para nosotros sigue teniendo un problema fundamental. El rol sólo puede crear presupuestos y facturas. Nuestros comerciales crean albaranes y creo que es algo bastante habitual. Generalmente los albaranes los agrupamos en una factura mensual para que sea más cómodo para el cliente. Creo que en Holded tenéis algo denostados los albaranes y para nosotros es un documento fundamental. En el botón de "+" para crear documentos vemos imprescindible que este rol tenga albarán.
I
Inna Link Beaute
Veo que no se ha resuelto el tema del acceso a Contactos. Lo importante es poder restringir el acceso del comercial para que pueda ver únicamente sus contactos y no los de sus compañeros. En el artículo que explica el nuevo rol de Agente de Ventas veo que siguen pudiendo ver todos los contactos de la empresa, tanto suyos como los de los demás. Lo único que se restringe es el acceso a los detalles del contacto como los teléfonos o correos electrónicos. Pero esto no soluciona la problemática que se os ha planteado...
Es una pena, pues desvalida vuestra herramienta para toda organización que funcione con una red de comerciales.
I
Inna Link Beaute
David Terraza: Hola David.. Para los responsables de departamentos de Ventas es importante que los comerciales no vean los nombres y NIFS de los clientes y proveedores.. El problema sigue siendo que siguen pudiendo acceder a todo el listado de Contactos de la empresa. Aunque no puedan ver los documentos relacionados o los teléfonos. Lo que necesitamos la mayoría para que esta herramienta funcione es que los comerciales solo puedan ver el listado de sus propios contactos y no puedan visualizar los nombres y los NIFs de todos los demás contactos.
A
Alejandro
David Terraza: No tiene ningún sentido que puedan ver todos los contactos y menos proveedores.
David Terraza
Inna Link Beaute: Hola Inna Link Beaute, hemos implementado la asignación de usuario dentro de contactos para que solo puedan ver los contactos asignado a su usuario.
Quedamos a la espera que nos informeis si os serviria así. gracias!
David Terraza
Alejandro: Hola Alejandro, hemos implementado la asignación de usuario dentro de contactos para que solo puedan ver los contactos asignado a su usuario.
Quedamos a la espera que nos informeis si os serviria así. gracias!
A
Alejandro
David Terraza Lo acabo de probar. No me está funcionando correctamente. Efectivamente el comercial ya no ve contactos en su cuenta, pero he asignado uno y tampoco le aparece. Además si intento crear un contacto desde el rol de comercial me sale un error. Y crear contactos si deberían poder. He cerrado la cuenta, la he vuelto a abrir y nada, ese contacto no aparece.
He dejado también un mensaje solicitando que los comerciales puedan crear albaranes. Para nosotros esto es esencial, si no pueden crear albaranes no nos sirve de nada. Tenemos clientes que generan albaranes cada dos días, no les vamos a hacer facturas cada dos días, se les hace una mensual de todos los albaranes.
David Terraza
Alejandro: Hola, ahora te contactamos por chat para ver la incidencia. gracias
David Terraza
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Hola,
Hemos creado un nuevo rol llamado "Agente de ventas" en el cual el usuario sólo puede acceder a sus documentos y contactos no al del resto de los compañeros.
Descubre aquí cómo funciona:
Video:
También damos la opción a 10 usuarios que lo prueben y quieran dar su opinión a que reserven una llamada aquí:
Gracias!
I
Inna Link Beaute
David Terraza: David, pero por qué marcáis esta mejora como "resuelta" si sigue sin resolverse? Los Agentes de Ventas siguen teniendo acceso a todo el listado completo de los contactos de la empresa, no solamente a los suyos. Con lo que estamos en las mismas. Si este tema no se resuelve pues Holded no será solución válida para empresas con una red de agentes comerciales.
V
Vicente Castellanos Rabadán
Estamos valorando la opción de llevar la gestión de presupuestos y facturación en Holded, llevo varios días probándola antes de comenzar a implementarla en la empresa.
Que entre comerciales tengan acceso a contactos y presupuestos de cada uno, lamentablemente, es un motivo que me echa para atrás y me hará buscar otras alternativas.
I
Inna Link Beaute
Vicente Castellanos Rabadán: Hola Vicente, nosotros tenemos el mismo problema. ¿Qué otras opciones estáis barajando?
J
Jorge
Se me ha ocurrido una forma de hacerlo que creo que puede ser sencilla de programar (o eso creo). Primero hay que crear cuentas contables de ventas por cada uno de los comerciales en la 700 (Por ejemplo, zona oeste, zona este, clientes "Nombre del Comercial", ya es cosa de cada empresa) en vez de venta de mercaderías cada cliente tiene asignado su cuenta contable, así en un solo vistazo poniendo fechas y cuenta contable puedes ver la facturación de cada comercial. Luego en la configuración de los roles, que puedas asignar a cada usuario si puede ver todos los contactos o solo los asignados a una cuenta contable. Así ya no podrían acceder a los contactos de los demás comerciales y en contabilidad podríamos ver la facturación de cada comercial de una manera rápida y sencilla, ya si un comercial se lleva x% de ventas solo tenemos que multiplicar el importe facturado por su porcentaje. Rápido y sencillo. Saludos!!!
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